Succesvolle digitale transformatie van Zorggroep Hof en Hiem

Voor deze case study gingen we in gesprek met twee medewerkers van Zorggroep Hof en Hiem die elk vanuit hun eigen expertise betrokken waren bij de implementatie van diverse nieuwe zorgtechnologieën geïntegreerd met IQ Messenger. Jacco Tromp, Coördinator Informatisering & Automatisering, deelde zijn ervaringen over de technische implementatie en strategische overwegingen. Jolijn van der Singel, verpleegkundige en digicoach, vertelde over de impact op de dagelijkse zorgverlening.

Samen schetsen zij een compleet beeld van hoe zorgtechnologie succesvol kan worden geïmplementeerd in een organisatie die kwaliteit van zorg vooropstelt.

Over Hof en Hiem

Zorggroep Hof en Hiem is een vooruitstrevende ouderenzorgorganisatie met meerdere locaties verspreid over het prachtige De Fryske Marren en Súd-West Fryslân. Wat deze organisatie onderscheidt in het zorgtechnologielandschap, is hun focus op de laatste levensfase van bewoners. Een periode waarin comfort, welzijn en autonomie centraal staan. Als gespecialiseerde zorgorganisatie voor de complexe eindfase van het leven staat Hof en Hiem voor de uitdaging om snel en flexibel hoogwaardige zorg te bieden die maximaal aansluit bij de individuele behoeften van bewoners en hun families.

De organisatie onderscheidt zich door een unieke ‘zelf doen, of op zijn Fries: sels dwaan’ visie. Van bekabeling tot installatie en onderhoud – alles wordt intern uitgevoerd door hun eigen technische dienst. Deze aanpak zorgt niet alleen voor snelheid en flexibiliteit, maar ook voor een diepgaande kennis van elke locatie en een hoge mate van zelfstandigheid. Voor de complexe zorgtechnologische uitdagingen die ze niet zelf kunnen oplossen, zoeken ze betrouwbare partnerships – zoals die met Kinwell.

Communicatie in de zorg

Voor de implementatie van diverse nieuwe zorgtechnologieën liepen Jacco en zijn team tegen verschillende communicatie-uitdagingen aan die de efficiëntie van zorgverlening belemmerden. Bij elke alarmering moesten zorgmedewerkers handmatig informatie opzoeken, interne communicatie verliep via verschillende kanalen zonder centrale coördinatie, en het contact met familie en artsen was beperkt tot vaste telefoontoestellen.

“De communicatie verliep stroef en kostte veel tijd,” vertelt Jolijn. “Bij elke alarmering moesten we eerst uitzoeken wie er hulp nodig had en wat de situatie was. Dat kostte kostbare minuten die we liever aan onze bewoners hadden besteed.” De zorgmedewerkers verloren hierdoor de focus op de kern van hun roeping: aandacht geven aan de mensen die dat verdienen.

Een belangrijk voordeel van de nieuwe oplossing is dat medewerkers nu zowel op afdelings- als op persoonlijk niveau telefonisch bereikbaar zijn. Dit was met klassieke oplossingen niet mogelijk geweest. Het resultaat: kortere lijnen, minder ruis en meer tijd voor de bewoners.

Bij het selecteren van nieuwe devices is bewust gekeken naar wat de zorgmedewerkers écht nodig hebben in hun dagelijkse werk. Op basis daarvan is gekozen voor de Zebra HC2x. Dit toestel is speciaal ontworpen voor zorgomgevingen en combineert gebruiksgemak met betrouwbaarheid.

Een ander belangrijk onderdeel van de zorgoplossing is de betrouwbaarheid. Dit kan bij de gekozen toestellen geborgd worden door het gecontroleerde updatebeleid waardoor de software altijd stabiel en betrouwbaar blijft. Dit zorgt niet alleen voor een stabiel platform, maar ook voor een groter vertrouwen in een écht hulpmiddel.

De keuze voor Kinwell

Na zorgvuldige evaluatie viel de keuze op Kinwell om de door Hof en Hiem gewenste zorgtechnologieën en functionaliteiten te integreren op het open en merkonafhankelijke zorgcommunicatie- en alarmeringsplatform van IQ Messenger. De beslissing werd ingegeven door de technische expertise, bereikbaarheid en oplossingsgerichte aanpak van Kinwell. Tijdens uitgebreide gesprekken werd duidelijk dat Kinwell niet alleen een leverancier was, maar een echte partner die meedacht over de toekomst van zorgtechnologie.

Bovendien kenden Hof en Hiem en Kinwell elkaar al vanuit eerdere samenwerkingen op het gebied van infrastructuur en alarmeringssystemen. Deze bestaande relatie vormde een belangrijke basis voor het wederzijdse vertrouwen. De doelstelling om in te zetten op duurzame relaties is iets wat Hof en Hiem verbindt in hun kernwaarden.

“We zochten een partner die onze visie deelde,” legt Jacco uit. “Kinwell toonde niet alleen technische kennis, maar ook begrip voor onze unieke situatie in de ouderenzorg. Hun bereikbaarheid en snelle respons gaven ons het vertrouwen om deze stap te zetten.”

Van implementatie naar transformatie

De implementatie verliep succesvol. Het interne technische team van Hof en Hiem droeg zorg voor de bekabelingsinfrastructuur en montage van apparatuur, terwijl Kinwell de volledige configuratie, inrichting, technische- en gebruikersondersteuning en expertise leverde.

De oplossing omvatte een complete integratie met bestaande systemen: ONS Nedap (ECD) voor directe bewonersinformatie in de app van de zorgprofessional bij alarmering, “slimme” sensortechnologie van Let Things Talk voor proactieve monitoring, en slimme alarmering via bed- en stoelverlatingsmelders voor valpreventie, etc. Alle alarmen en berichten worden overzichtelijk in de mobiele app (IQ Messenger SmartApp) gepresenteerd. Met deze app kan de zorgprofessional alle alarmen, berichten en communicatie (bellen) in 1 uniforme omgeving behandelen. Maar ook een op maat gerealiseerde integratie tussen Altide en IQM voor alarmering in de thuiszorg, specifiek voor cliënten die verder van de woonzorglocatie wonen.

Intramuraal wordt alarmering altijd 24/7 door de eigen medewerkers van Hof en Hiem opgepakt. Wordt er buiten de reguliere tijden een alarm gemaakt, dan wordt dit – inclusief relevante informatie en het telefoonnummer van de cliënt – direct doorgestuurd naar de dienstdoende thuiszorgorganisatie. Zo blijft de triage én de regie volledig in handen van Hof en Hiem, precies zoals zij dat wensen.

“Door zelf de vereiste technische voorzieningen te treffen, konden we snel schakelen en aanpassingen doorvoeren waar nodig,” aldus Jacco. “Onze technische dienst kent elke locatie door en door, wat zorgt voor snelheid en flexibiliteit bij implementaties.”

Het verschil in de praktijk

De impact van de nieuwe zorgtechnologieën op de dagelijkse zorgverlening was direct merkbaar. Jolijn ervaart dit dagelijks: “De nieuwe werkwijze heeft mijn werk fundamenteel veranderd. Waar ik vroeger kostbare minuten kwijt was aan het opzoeken van bewonersgegevens, heb ik nu direct alle informatie bij de hand. De app stelt me in staat om snel intern te bellen en direct contact te leggen met familie of artsen.”

De resultaten spreken voor zich: snellere responstijd bij alarmeringen, directe toegang tot bewonersinformatie en naadloze communicatie tussen afdelingen en collega’s. Maar het echte verschil zit hem in de kwaliteit van zorg die nu geboden kan worden.

“Onze bewoners profiteren van snellere hulp bij noodsituaties en minder verstoring door efficiëntere zorgverlening,” vertelt Jolijn. “We kunnen ons meer richten op daadwerkelijke zorgverlening in plaats van administratieve handelingen.”

Een partnership voor de toekomst

De samenwerking met Kinwell blijft niet beperkt tot de implementatie. Het is een lange termijn partnerschap waarin beide organisaties samen werken aan verdere innovatie. Hof en Hiem zet vol in op de toekomst met plannen voor uitbreiding van sensortechnologie, implementatie van AI voor voorspelbare zorg en verdere integratie met externe zorgpartners.

“Techniek is voor Hof en Hiem altijd een middel,” benadrukt Jacco. “Onze uitdaging is niet om te zeggen dat medewerkers hun werk niet effectief deden. Maar wel: hoe kunnen we hun tijd effectiever indelen? Elk kwartier minder administratie is een kwartier meer bij een bewoner. We blijven investeren in innovaties die onze zorg nog persoonlijker en effectiever maken. Kinwell is hierin een betrouwbare partner die onze ambities deelt.”

Een investering die zichzelf terugverdient

De ROI (return of investment, ook bekend als terugverdientijd) van de zorgtechnologische oplossingen is merkbaar in zowel efficiëntie als kwaliteit van zorg. Naast verbeterde responstijden bij noodsituaties, ervaren zowel medewerkers als bewoners een hogere tevredenheid. De gestroomlijnde werkprocessen en betere documentatie zorgen voor een professionelere organisatie.

“De investering heeft zich al terugverdiend,” aldus Jacco. “Niet alleen in meetbare efficiency, maar vooral in de kwaliteit van zorg die we nu kunnen bieden. Dat is onbetaalbaar.”

Een aanbeveling uit het hart

Jolijn is duidelijk in haar aanbeveling: “Ik zou de zorgtechnologische oplossingen zonder twijfel aanbevelen aan collega’s in andere zorgorganisaties. Maar het is cruciaal dat je een betrouwbare partner hebt die de implementatie en ondersteuning verzorgt. De combinatie van gebruiksvriendelijkheid en krachtige functionaliteit maakt het verschil in de dagelijkse zorgverlening.”

Ook Jacco sluit zich hierbij aan: “Voor organisaties die serieus werk willen maken van digitalisering, is Kinwell een betrouwbare partner. Hun technische kennis en klantgerichte aanpak zorgen voor succesvolle implementaties. Ze denken echt met je mee, reageren snel en leveren altijd professionele en persoonlijke ondersteuning.”

Toekomstige ontwikkelingen

Kinwell heeft de afgelopen periode een sterke basis gelegd waarop de komende jaren verder gebouwd kan worden aan het optimaliseren en efficiënter maken van de zorgverlening. Met slimme technologische keuzes en integraties wordt stap voor stap gewerkt aan een toekomstbestendige zorgomgeving waarin gemak, veiligheid en efficiëntie centraal staan.

Momenteel wordt er met veel inzet gewerkt aan het gecertificeerd ontvangen van brandmeldingen op de smartphone, conform NEN2575. Hiermee wordt een belangrijke stap gezet richting het uitfaseren van aparte devices zoals DECT-toestellen en pagers. Alles komt samen op één slim en mobiel platform voor de zorgmedewerker.

Tegelijkertijd is Kinwell bezig met de inrichting van leefcirkels op basis van het Real-Time Location System (RTLS) platform van Evresys, dat naadloos geïntegreerd is met IQ Messenger. Voor de locatiebepaling wordt gebruikgemaakt van het door Kinwell geleverde Alcatel-Lucent WiFi-netwerk in combinatie met de daarin aanwezige BLE-infrastructuur. Deze technologie maakt het daarnaast mogelijk om eenvoudig assets te traceren, zoals rolstoelen, tilliften en andere hulpmiddelen – zodat de zorg meer tijd heeft voor waar het écht om draait: de bewoners.