Ja, als ondernemer mag je internetkosten aftrekken als bedrijfskosten, mits je het internet zakelijk gebruikt. Je kunt de volledige kosten aftrekken bij uitsluitend zakelijk gebruik, of een zakelijk percentage bij gemengd gebruik. De Belastingdienst accepteert zowel een realistische schatting als een forfaitaire berekening. Bewaar facturen en documenteer je berekening om de aftrek te kunnen onderbouwen bij een eventuele controle.
Welke internetkosten mag je precies aftrekken als ondernemer?
Als ondernemer mag je alle internetkosten aftrekken die je maakt voor je bedrijfsvoering. Dit geldt voor vast internet zoals glasvezel, kabel of ADSL-verbindingen, maar ook voor mobiele internetabonnementen en combinatiepakketten die telefonie en internet bundelen. Data-only simkaarten voor tablets of laptops vallen eveneens onder aftrekbare zakelijke internetkosten.
De voorwaarde is dat je aannemelijk kunt maken dat de kosten verband houden met je onderneming. Bij een aparte zakelijke internetverbinding die je alleen voor je bedrijf gebruikt, trek je het volledige bedrag af. Gebruik je dezelfde verbinding zowel privé als zakelijk, dan mag je alleen het zakelijke percentage aftrekken.
Ook eenmalige kosten zoals installatiekosten, aansluitkosten of de aanschaf van een router kun je als bedrijfskosten opgeven. Hetzelfde geldt voor eventuele abonnementskosten voor extra diensten zoals beveiligingssoftware of VPN-voorzieningen die je zakelijk gebruikt. Voor meer informatie over zakelijke internet- en telefoniepakketten kun je kijken naar oplossingen die specifiek zijn afgestemd op ondernemers.
Belangrijk is het onderscheid tussen privé en zakelijk gebruik. De Belastingdienst verwacht dat je een redelijke verdeling maakt. Bij twijfel over de aftrekbaarheid geldt: kun je aannemelijk maken dat de kosten noodzakelijk zijn voor je bedrijfsvoering, dan zijn ze doorgaans aftrekbaar.
Hoe bepaal je het zakelijke percentage van je internetkosten?
Het zakelijke percentage van je internetkosten bepaal je op basis van het feitelijke gebruik voor je onderneming. De Belastingdienst accepteert verschillende methoden, waarbij een realistische schatting vaak volstaat. Je kunt bijvoorbeeld kijken naar het aantal uren dat je zakelijk online bent ten opzichte van privégebruik, of naar de verhouding tussen zakelijke en privé apparaten die gebruikmaken van de verbinding.
Een veelgebruikte methode is de tijdsmethode. Werk je vier dagen per week acht uur per dag zakelijk en gebruik je internet in de avonden en weekenden privé? Dan kom je uit op ongeveer 45 procent zakelijk gebruik. Deze berekening documenteer je en bewaar je bij je administratie.
Voor thuiswerkers met een aparte werkruimte accepteert de Belastingdienst vaak een hoger zakelijk percentage, soms zelfs tot 80 of 90 procent als je vrijwel uitsluitend vanuit huis werkt. Zonder aparte werkruimte ligt een percentage tussen de 40 en 60 procent meer voor de hand, afhankelijk van jouw specifieke situatie.
De werkelijke kostenmethode houdt in dat je precies bijhoudt hoeveel dataverbruik zakelijk is. Dit is arbeidsintensief en alleen zinvol als je grote verschillen verwacht tussen zakelijk en privégebruik. Voor de meeste ondernemers is een forfaitaire benadering praktischer en door de Belastingdienst geaccepteerd, mits je deze kunt onderbouwen.
Wat de Belastingdienst belangrijk vindt, is consistentie. Kies je een bepaald percentage, houd dit dan aan gedurende het jaar en pas het alleen aan bij wezenlijke veranderingen in jouw werksituatie. Documenteer waarom je voor een specifiek percentage kiest en bewaar deze onderbouwing bij je belastingpapieren.
Mag je de btw op zakelijke internetkosten terugvragen?
Ja, als ondernemer met btw-plicht mag je de btw op zakelijke internetkosten terugvragen via je btw-aangifte. Dit geldt voor het zakelijke deel van je internetabonnement. Ben je volledig btw-plichtig en gebruik je internet voor 60 procent zakelijk, dan vraag je 60 procent van de betaalde btw terug. De voorbelasting vermeld je in je periodieke btw-aangifte.
Voor ondernemers die onder de kleineondernemersregeling vallen, geldt deze mogelijkheid niet. Deze regeling betekent dat je geen btw in rekening brengt aan klanten, maar ook geen voorbelasting kunt terugvragen. Hetzelfde geldt voor vrijgestelde ondernemers in sectoren zoals zorg of onderwijs, tenzij je voor bepaalde activiteiten wel btw-plichtig bent.
De btw-teruggave verwerk je als volgt in je administratie. Op de factuur van je internetprovider staat het totaalbedrag inclusief btw vermeld, meestal 21 procent. Je berekent het zakelijke percentage van de betaalde btw en neemt dit bedrag op als voorbelasting in je btw-aangifte. Het btw-bedrag dat je terugvraagt, moet in verhouding staan tot het zakelijke gebruik.
Bij gemengd gebruik splits je de factuur in een zakelijk en privé deel. Alleen over het zakelijke deel vraag je btw terug. Gebruik je bijvoorbeeld een combinatiepakket voor 50 procent zakelijk, dan mag je de helft van de btw terugvragen. Deze berekening leg je vast in je administratie, zodat je bij een eventuele controle kunt aantonen hoe je tot het bedrag bent gekomen.
Ondernemers die werken met de btw-compensatiefonds regeling, zoals bepaalde non-profitorganisaties, kennen andere regels. Zij kunnen onder voorwaarden een compensatie krijgen voor betaalde btw, ook als ze zelf geen btw-plichtige prestaties leveren.
Welke administratie moet je bijhouden voor internetkosten?
Voor het aftrekken van internetkosten bewaar je alle facturen van je internetprovider. Deze facturen bevatten essentiële informatie zoals het factuurbedrag, btw-specificatie en de periode waarop de kosten betrekking hebben. Digitale facturen zijn net zo geldig als papieren exemplaren, zorg alleen dat je ze toegankelijk en leesbaar bewaart gedurende minimaal zeven jaar.
Naast de facturen documenteer je de berekening van je zakelijke percentage. Leg in een eenvoudig document uit waarom je voor een bepaald percentage hebt gekozen. Beschrijf bijvoorbeeld dat je vier dagen per week acht uur zakelijk werkt en dat je internet voornamelijk voor bedrijfsdoeleinden gebruikt. Deze onderbouwing hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar moet wel logisch en navolgbaar zijn.
Een praktische gewoonte is het aanmaken van een apart mapje in je administratiesysteem voor internetkosten. Hierin bewaar je de facturen, je berekening van het zakelijke percentage en eventuele wijzigingen die je gedurende het jaar doorvoert. Werk je met een boekhoudsoftware, dan koppel je de facturen aan de juiste kostenpost en vermeld je het zakelijke percentage in de omschrijving.
Voor mobiele internetabonnementen geldt hetzelfde principe. Bewaar de facturen en documenteer welke simkaarten zakelijk gebruikt worden. Heb je meerdere abonnementen, bijvoorbeeld voor verschillende medewerkers of apparaten, maak dan een overzicht waaruit blijkt welke aansluiting voor welk doel dient.
Bij een belastingcontrole wil de inspecteur kunnen zien dat jouw internetkosten zakelijk zijn en dat jouw berekening van het zakelijke percentage redelijk is. Met complete facturen en een heldere toelichting voorkom je discussies. Noteer ook belangrijke wijzigingen, zoals een verhuizing naar een kantoorpand of de aanschaf van een tweede, uitsluitend zakelijke verbinding.
Wat zijn de regels voor internetkosten bij thuiswerken?
Als zelfstandig ondernemer die vanuit huis werkt, gelden dezelfde regels als voor andere ondernemers. Je mag internetkosten aftrekken voor het zakelijke percentage, ongeacht of je een aparte werkruimte hebt. Het verschil zit in de geloofwaardigheid van jouw berekening. Met een aparte werkkamer kun je een hoger zakelijk percentage onderbouwen dan wanneer je aan de keukentafel werkt.
Heb je een dedicated kantoorruimte in huis die je vrijwel uitsluitend zakelijk gebruikt, dan accepteert de Belastingdienst vaak een zakelijk percentage van 70 tot 90 procent voor internetkosten. Werk je zonder aparte ruimte en gebruik je dezelfde apparaten en verbinding voor privé en zakelijk, dan ligt een percentage tussen 40 en 60 procent meer voor de hand.
Voor werknemers in loondienst die thuiswerken, zijn de regels anders. Zij kunnen geen internetkosten aftrekken in hun aangifte inkomstenbelasting. De werkgever kan wel een onbelaste thuiswerkvergoeding betalen, die een vergoeding voor internetkosten kan omvatten. Deze vergoeding is forfaitair en hoeft niet te worden verantwoord met facturen.
Werkgevers mogen een vaste vergoeding geven voor thuiswerkkosten, inclusief internet, zonder dat werknemers dit hoeven aan te tonen. Deze regeling geldt onder voorwaarden en heeft een maximum dat jaarlijks kan wijzigen. Voor de werkgever zijn deze vergoedingen aftrekbaar als bedrijfskosten.
Combineer je een dienstverband met een eigen onderneming en werk je voor beide vanuit huis? Dan kun je voor jouw onderneming internetkosten aftrekken, maar niet voor je werk in loondienst. Maak in jouw berekening duidelijk onderscheid tussen de uren die je als ondernemer werkt en de tijd die je besteedt aan je dienstverband. Alleen het ondernemersdeel komt in aanmerking voor aftrek.
Bij het aftrekken van internetkosten als thuiswerkende ondernemer is documentatie extra belangrijk. De Belastingdienst kijkt kritisch naar gemengde kosten bij thuiswerkers. Zorg dat je kunt aantonen dat je regelmatig en structureel zakelijk internet gebruikt en dat jouw percentage realistisch is. Een simpele weekplanning of urenregistratie kan al voldoende bewijs leveren.
Wij begrijpen dat het optimaliseren van zakelijke internetkosten en de administratieve afhandeling ervan complex kan zijn. Als specialist in zakelijke communicatieoplossingen helpen wij ondernemers met betrouwbare internetverbindingen die perfect aansluiten bij hun bedrijfsvoering. Van advies over de meest geschikte oplossing tot ondersteuning bij de administratieve verwerking, wij denken graag met je mee over een internetvoorziening die zowel technisch als financieel optimaal is.
